Come scegliere un software gestionale aziendale
Sia il piccolo imprenditore sia le aziende strutturate arrivano ad un certo punto e prendono la decisione di scegliere un nuovo software gestionale, nel primo caso perché manca del tutto ed è evidente che organizzare le attività può semplificare il rapporto con i clienti e fornitori, oppure nel secondo caso invece la scelta è dettata da una variazione dell'attuale gestionale che non è più in grado di soddisfare le esigenze operative.
Come scegliere un software gestionale aziendale: l'analisi delle esigenze
Il primo punto da prendere in esame è l'analisi delle esigenze. Un software gestionale difficilmente avrà tutto dal primo momento, ci saranno degli step di integrazione e sviluppo voti all'inserimento graduale dell'operatività aziendale.Analizzare le esigenze vuol dire mettere nero su bianco le attuali procedure operative in modo che un consulente come me, vedi il mio profilo professionale possa capire in che modo l'azienda sta lavorando e inizi ad immaginare lo scenario migliore per ridurre i tempi e massimizzare le risorse umane.
Un utente che perde tempo a fare un lavoro inutile, duplicare lo stesso dato in diverse maschere, magari perché negli anni si sono susseguiti software diversi che partono dagli stessi dati per diverse finalità, estrapolare dati da tabelle diverse ed incrociarle per avere un ultimo report, sono solo alcune delle attività che rallentano tutta l'impresa.
Ogni utente deve poi indicare quali sono le sue esigenze, perché ogni persona ha un modo proprio di organizzare il lavoro e di interagire con il software.
Come scegliere un software gestionale aziendale: aspetti tecnici
Dopo la raccolta dei requisiti con l'impresa e i suoi collaboratori e aver capito di cosa ha bisogno per raggiungere il proprio obiettivo, si passa agli aspetti tecnici della realizzazione.Tra gli aspetti tecnici da considerare bisogna anche includere l'interazione che il gestionale deve avere con il mondo esterno.
Ci si aspetta che un documento pdf sia allegato o generato nella schermata dei preventivi.
Gestire un flusso di dati scambiato con un server ftp per aggiornare una base dati che si trova altrove, il caso di negozi fisici con gestionali interni che hanno anche un e-commerce, i database devono interagire tra loro per mostrare la disponibilità della merce in magazzino.
Invio automatico delle email alla fine di un'attività prevista nel gestionale, la richiesta di permessi da parte delle risorse umane ai relativi responsabili con calendario e calcolo delle ore di permesso a disposizione per l'anno solare.
Ad un primo impatto tutti questi esempi sono delle esigenze, ma incidono tecnicamente sulla realizzazione del software gestionale o sulla scelta di un pacchetto preimpostato già pronto all'uso.
Come scegliere un software gestionale aziendale: aspetti pratici
Cosi come avviene per la realizzazione di un sito web, anche per i software gestionali aziendali, esiste la regola "non scritta" dei tre click, cioè l'utente per trovare un informazione non deve fare più di tre salti tra le informazioni.Immaginando un sito di e-commerce e volendo vedere le caratteristiche di un singolo oggetto, raramente si superano i due click. Appare la foto del prodotto ci si clicca sopra per vedere i vari dettagli e prezzo.
Quando un sito, cioè un'impresa vuole nascondere un dato, ad esempio i contatti o altri aspetti legali, l'utente farà molta fatica a trovarli oppure saranno del tutto omessi.
Lo stesso discorso vale anche per i software gestionali aziendali, è impensabile che il dipendente perda tempo nel cercare la maschera per inserire o consultare un dato.
Bisogna evitare di spostare le voci di menu o la struttura dell'interfaccia, ritenendo che non siano utili o che servano poco senza prima aver fatto un indagine seria.
L'utente che consulta un sito web oppure un software gestionale aziendale sarà abituato a trovare quelle voci sempre nello stesso punto, molto probabilmente con il passare del tempo non leggerà nemmeno l'etichetta perché il cervello umano tende a considerarlo sempre nello stesso posto. Nel momento in cui questi dati verranno spostati, l'utente si troverà spaesato e se non li troverà nel giro di pochi istanti inizierà a perdere tempo per ritrovarli.
Come scegliere un software gestionale aziendale: aspetti economici
In genere l'imprenditore commette un grave errore, parte prima da questo punto stabilendo subito il budget a disposizione per il software gestionale aziendale. Ovviamente può essere un limite se immaginiamo che la soluzione da adottare serve ad ottimizzare i processi aziendali, ridurre i tempi e sprechi di risorse. Questo aspetto economico andrebbe valutato dopo aver capito i benefici.L'aspetto economico del progetto includerà lo sviluppo del gestionale, che si traduce nell'interfaccia che l'utente vede con l'integrazione tecnica della base dati per memorizzare le informazioni e gli aspetti tecnici per soddisfare le esigenze raccolte in fase di analisi dei requisiti.
Tutti i software gestionali aziendali hanno bisogno di manutenzione costante, prima esistevano i cd e la software house inviata il cd che l'impresa doveva installare.
Oggi con la rapida evoluzione e distribuzione dei software SaaS (Software as a Service) l'impresa non dovrà più installare gli aggiornamenti nella sua sede, ma saranno installati direttamente nei server cloud delle software house, questo consente alle società che sviluppano software di aggiornare la piattaforma una sola volta garantendo a tutti gli utenti l'uso di una piattaforma sempre aggiornata.
Gli aspetti economici infatti variano da esigenze ed esigenza, se il software deve essere installato presso la sede del cliente con soluzione On-Premises, oppure si adottano soluzioni cloud con soluzioni SaaS.
Conclusione su come scegliere un software gestionale aziendale
Partendo dalle esigenze con caratteristiche tecniche particolari, le stesse influenzeranno la scelta del software gestionale aziendale da usare.Gli aspetti pratici nell'uso del software gestionale aziendale deve tenere conto dell'utente finale che interagisce con i dati da memorizzare o estrapolare.
Pensare di ridurre l'investimento economico per il software gestionale aziendale potrebbe non essere una strategia vincente, bisogna pensare che il software è quello che permette l'operatività aziendale quindi merita attenzione e una visione al futuro, risparmiare oggi potrebbe voler dire rifare tutto da capo tra pochi anni.
Ho scritto questo articolo per dare una panoramica all'imprenditore che desidera capire come il consulente guarda il suo progetto, dall'esigenza alla parte economica. Ogni aspetto è fondamentale e deve dare un contributo tangibile all'impresa che sta cercando nel software gestionale aziendale la chiave per ottimizzare i tempi e ridurre lo spreco di attività inutili dei propri collaboratori.
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