Come gestire le domande durante una presentazione
Durante una presentazione capita spesso che il pubblico voglia fare delle domande per avere alcuni chiarimenti o esprimere la propria opinione sull'argomento dibattuto. Ecco allora come gestire il question time e come rispondere nella maniera corretta.
Prima però di capire come si gestiscono le domande all'interno di una presentazione, un dibattito, una conferenza o una riunione di lavoro, è bene organizzarsi e prevedere quale momento dedicare a questo spazio.
Quando aprire la sessione delle domande?
Il Q&A (Question and Answer) può avvenire durante la presentazione, prima o dopo una pausa, oppure alla fine dei lavori. La scelta dipende da come è organizzato l'evento in questione: se infatti è in forma di dibattito aperto, gli interventi del pubblico dovranno essere gestiti durante la presentazione stessa, e lo speaker dovrà essere molto bravo a condurre e moderare eventuali discussioni per non andare fuori tempo; se invece si ha un tempo prestabilito per fare la propria presentazione, allora lo spazio per le domande dovrà essere riservato (prima o dopo una pausa o alla fine dell'evento), dove lo speaker si renderà disponibile a dare eventuali chiarimenti.Una volta aperta la sessione del Q&A, come si gestiscono le domande? Ecco le regole di base per non incappare in spiacevoli inconvenienti e fare in modo che il dibattito fili liscio.
Ricordarsi chi ha chiesto la parola durante una presentazione
Se due o più persone alzano la mano contemporaneamente per prendere la parola, l'oratore dovrà decidere quale far intervenire per prima e non dimenticarsi degli altri partecipanti che volevano fare la domanda.Si può anche scegliere di accogliere tutte le domande insieme, e rispondere poi una per volta.
In ogni caso, un oratore attento e scrupoloso dovrà allenare la propria memoria per scongiurare che qualcuno a cui non è stata data la parola per dimenticanza rimanga deluso e per non dare l'impressione negativa di non saper gestire domande "difficili" (se, per esempio, si dimentica una domanda, il pubblico potrebbe pensare che l'oratore abbia evitato di rispondere appositamente!).
Porgersi verso chi ha alzato la mano per gestire le domande
Lo speaker, per dare la parola ad una persona del pubblico, dovrà fare un passo avanti verso di lei e porgersi con un gesto della mano, come se il palmo "accogliesse" la domanda.La si può esortare con gentilezza ad alzarsi e a presentarsi, per sciogliere il ghiaccio e far sentire a tutto l'uditorio la domanda.
Attenzione a non indicare: l'indice rivolto verso qualcuno è sempre percepito come una minaccia o un giudizio; meglio quindi porgerle la mano aperta, come a invitare ad un ballo.
Ascoltare la domanda e condividere la risposta
Importante è ascoltare la domanda guardando negli occhi la persona che la rivolge, con un atteggiamento disponibile e rilassato. Se lo sguardo sfugge subito e viene accompagnato da gesti di chiusura come le braccia incrociate o nelle tasche, perché la domanda sembra essere un po' provocatoria, a livello inconscio il pubblico percepirà nervosismo e distanza. Fare un respiro profondo e mantenere una postura aperta aiuterà a non cadere nella trappola della sfida.Quando l'interessato ha concluso la domanda, è importante iniziare a replicare rivolgendosi a lui, per poi dolcemente staccare lo sguardo per "socializzare" la risposta anche con gli altri, soprattutto se questa richiede qualche minuto per essere ben argomentata. Si possono quindi fare più passaggi "visivi" tra il pubblico e la persona che ha posto il quesito; l'importante è assolutamente concludere guardando l'interessato per farlo sentire adeguatamente considerato.
Alcuni consigli per gestire le domande durante una presentazione
Anche se le domande a volte possono portare fuori tema, è necessario rimanere focalizzati sul messaggio e ricondurre la discussione sull'argomento.Se una persona esprime un parere opposto a quello che si è espresso nella presentazione, è bene mantenere il proprio punto mostrando apertura e disponibilità al confronto: è un arricchimento per tutti. La rigidità mentale e la poca elasticità rischiano di generare l'effetto opposto e di far perdere il consenso.
Se la domanda contiene una critica personale, lo speaker non dovrà cadere nella tentazione di controbattere: la soluzione migliore è riportare la discussione sul piano del contenuto, rispondendo con oggettività. Si evita così di aprire un dialogo a due con chi ha posto la domanda, escludendo così per interi minuti tutto il resto dell'uditorio, e di cadere in un vortice di botta e risposta dai toni sprezzanti e stizziti, che hanno la conseguenza di inimicarsi il pubblico che sodalizzerà con il partecipante.
Si può anche valorizzare il contributo, se pur critico, proponendolo come tema per un breve dibattito, importante è stare attenti a non dilungare troppo la discussione e riprenderne le redini dopo un paio di scambi di opinioni.
Se l'aula è grande, premunirsi di un microfono gelato per farlo girare durante il Q&A ed evitare di dover ripetere la domanda ad alta voce.
Conclusione per imparare a gestire le domande durante una presentazione
Gestire il question time e rispondere nella maniera corretta richiede attenzione e tanta pratica, anche se al principio sembrerà di non avere tempo per fare tutto e si possono facilmente saltare i punti descritti; con l'esercizio si potrà gestire tutta la situazione e tenere sotto controllo il tempo di presentazione, quello per la gestione delle domande e delle pause.Se vuoi migliorare il tuo stile nella presentazione e attivare le tue abilità naturali, puoi vedere tra le mie competenze di comunicazione e consultare il mio profilo professionale per capire chi sono e come posso aiutarti.
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