Fatture e Corrispettivi gratis con Agenzia delle Entrate
In data 13 Dicembre 2018 il Governo approva il Decreto Legge c.d. DL 119/2018 con alcune modifiche importanti.
Si conferma l'avvio dell'obbligo della fatturazione elettronica per tutte le imprese e professionisti dotate di partita IVA. In questo articolo cercherò di rendere le cose più chiare ai piccoli professionisti e quelle imprese che per la loro natura non emettono molte fatture all'anno e non usano un gestionale.
Arrivati a questo punto è inutile cercare puntare il dito per trovare il colpevole, cosi come accaduto per il Regolamento GDPR 679/2016 è evidente la totale assenza delle istituzioni, più preoccupate a emanare continuamente leggi nuove piuttosto che sistemare le situazioni di criticità.
Tornando alla fatturazione elettronica, qui ho scritto un articolo dove ho chiarito cos'è la fatturazione elettronica, i riferimenti di legge e come funziona il meccanismo, spiegando i termini tecnici alla base di questa che è novità fiscale per chi non ha mai fatturato alla PA.
Tolto le realtà che non sono obbligate all'emissione della fattura elettronica restano obbligate tutte le altre.
I passaggi per inviare e ricevere una fattura elettronica
Ai miei clienti lo spiego in un modo molto semplice, dal 1 gennaio 2019 se non sei allineato non potrai emettere fattura, quindi nessuno potrà pagarti. Questo è l'unica leva che spinge le imprese nel cercare di capire cosa sia e come funzioni realmente la fattura elettronica. Non evidenzio la parte delle sanzioni per la mancata emissione della fattura nei tempi previsti perché il DL 119/2018 approvato, sposta di 6 mesi l'applicazione delle sanzioni. Quindi al momento ci interessa solo capire come emettere fattura e farci pagare.Partiamo dall'esempio in cui siamo un'impresa dotata di partita IVA, obbligata ad emettere fattura elettronica. Abbiamo bisogno di un programma che traduca tutti i dati inseriti nel formato XML. Una volta creato questo file, va firmato digitalmente e spedito al SDI. Quando la fattura arriva al Sistema di Interscambio prende due strade, una verso l'Agenzia delle Entrate cosi da sapere in tempo reale che la fattura è stata emessa, la seconda strada verso il cliente che dovrà pagare la fattura.
Se la mole di fatture emesse durante l'anno non sono tante, e non è stato mai usato un gestionale perché bastava un semplice foglio di calcolo, allora ci si ritrova davanti a queste soluzioni:
- Pagare un extra al commercialista di turno per usare il suo gestionale e continuare ad emettere fatture, incrociando le dita perché il caos tra i membri dell'Albo è molto elevato.
- Pagare una software house, ad esempio Aruba al momento con 25 euro all'anno mette a disposizione un cruscotto per gestire le fatture attive e passive.
- Usare gratuitamente il sito dell'AdE, Agenzia delle Entrate di Fatture e Corrispettivi.
In questo articolo ci concentriamo sulle risorse gratuite messe a disposizione dall'Agenzia delle Entrate, nonostante le diverse criticità è un modo per iniziare a capire come funziona il meccanismo, poi per pagare e passare a programmi migliori c'è tempo.
Assicurarsi che il cliente riceva la fattura elettronica
Ovviamente l'aspetto sul quale tutti sono concentrati è l'emissione della fattura, ma è altrettanto importante ricevere una fattura! Ecco perché in questi giorni, un po come era accaduto a ridosso del 25 Maggio 2018 con il GDPR si ricevevano milioni di email con l'aggiornamento dell'informativa di qualsiasi impresa, ad oggi invece si ricevono email dai fornitori in cui ci chiedono di aggiornare i nostri dati e in particolare chiedono un Codice Destinatario e una PEC.Tornando al nostro esempio, siamo rimasti alla puntata nella quale SDI ha smistato la fattura, quindi partiamo dal presupposto che SDI è un sistema intelligente, la prima cosa che fa è verificare nel portale di Fatture e Corrispettivi dell'AdE cosa ha dichiarato il cliente, se ha scelto il canale per ricevere la fattura.
In questo articolo siamo simulando l'emissione di una fattura e ci siamo messi nei panni del fornitore, ma i passi da seguire che consiglio ai clienti sono gli stessi che dobbiamo seguire anche noi, perché anche noi siamo clienti dei nostri fornitori. Insomma tutte le partite IVAdevono seguire questi passaggi.
Accedi al link ufficiale di Fatture e Corrispettivi dell'Agenzia delle Entrate https://ivaservizi.agenziaentrate.gov.it/portale con i codici che hai già a tua disposizione, io ad esempio uso le credenziali SPID di Aruba.
Qui trovi un articolo che ho scritto se vuoi conoscere questo nuovo metodo di autenticazione che permette l'accesso a tutti i portali della pubblica amministrazione, scritto per spiegarne il funzionamento.
Se hai bisogno delle credenziali e non sai quale provider autorizzato dall'AGID scegliere, ti consiglio Aruba SPID in questo articolo ho spiegato tutti i passaggi per ottenere gratis le credenziali se sei un privato o un professionista.
Una volta effettuato l'accesso al portale di Fatture e Corrispettivi sulla parte sinistra si trova il link "Registrazione dell'indirizzo telematico dove ricevere tutte le fatture elettroniche" come nell'immagine di esempio
Qui vanno inseriti il Codice Destinatario OPPURE la PEC, è di vitale importanza riportare le giuste informazioni qui e tenerle sempre aggiornate in futuro. Il nostro amico SDI, ignorerà qualsiasi indicazione di recapito contenuta all'interno della fattura elettronica e verrà qui come primo posto. Nel nostro esempio avevamo SDI che faceva percorrere due strade alle fatture, la prima verso l'AdE e l'altra verso il cliente. Quando SDI arriva qui e trova questi campi vuoti, solo e soltanto allora controllerà il contenuto della fattura alla ricerca della PEC o Codice Destinatario inserito in fattura. Altrimenti, non aprirà la fattura ma prenderà come riferimento i dati riportati in questa schermata per procedere alla consegna.
Codice Destinatario e PEC
Questo codice che è stato ribattezzato più volte negli ultimi mesi di qualsiasi oggetto inanimato della storia. Il Codice Destinatario è un codice alfanumerico di 7 cifre, che identifica un cliente in modo univoco oppure una software house che poi smisterà internamente le fatture. La PEC non ci spreco nemmeno due righe perché è obbligatoria da qualche anno diamo per scontato che il suo uso sia già nell'operatività quotidiana di qualsiasi impresa.Inserendo nel sito AdE la PEC, si riceverà la fattura come allegato email alla PEC, si dovrà aprire, importare nel proprio gestionale ed eseguire le varie attività contabili.
Inserendo nel sito Ade il Codice Destinatario si riceverà la fattura direttamente nel software, in genere un cruscotto con diverse finalità, nella parte "Fatture di acquisto" perché sono tutte fatture ricevute.
Quindi nel nostro esempio iniziale di inviare una fattura arriviamo alla conclusione che SDI dopo la verifica, consegna nei modi previsti la fattura al cliente, che potrà pagarla, si spera anche rapidamente!
Emettere una fattura usando Fatture e Corrispettivi
Sul sito dell'Agenzia delle Entrate al momento è possibile Creare una fattura da zero, oppure importarla già nel formato XML. Se un professionista non ha mai usato un gestionale è ha sempre fatto tutto con un foglio di calcolo o una email, allora può partire da zero.Scegliere prima di tutto che tipo di fattura deve generare:
- Fattura Ordinaria sono quelle verso privati senza partita IVA,
- Fattura semplificata inviata a tutti i soggetti con partita IVA
- Fattura PA verso le pubbliche amministrazioni
Nel momento della creazione bisogna:
- Inserire i propri dati aziendali.
- Inserire i dati del cliente finale
- Inserire i dettagli della fattura
- Inviare la fattura
Il tutto direttamente dal sito dell'Agenzia delle Entrate e in modo gratuito.
Le fatture ricevute hanno una sezione separata dove è indicato lo stato se inoltrate ed è possibile aprirle per visualizzarne i dettagli.
Fattura emessa con copia di cortesia
In considerazione del fatto che l'unico modo ufficiale per farsi pagare è l'emissione della fattura elettronica nel formato XML, nessuno vieta di rispettare la legge e al tempo stesso inviare una email con la solita fattura al cliente dicendogli che in allegato riceve la copia cortesia e che la copia legale è stata inviata mezzo fatturazione elettronica.Prima ProForma e poi Fattura Elettronica
Questa è una soluzione che possono adottare i professionisti, visto che si pretende l'invio della fattura alla data della prestazione resa, ma che i clienti spesso pagano secondo i loro tempi. Per evitare di dover anticipare l'IVA e quindi rischiare di anticipare dei soldi che effettivamente mancano e trattandosi di piccole realtà, si può sfruttare il metodo del Pro Forma via email cosi come avviene normalmente, e quando il cliente avrà pagato mezzo bonifico si potrà emettere regolare fattura elettronica.Conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche
L'argomento della conservazione delle fatture elettroniche è un altro argomento paradossale, imposto dal legislatore, visto che per dimostrare l'autenticità di un qualsiasi documento informatico va presentata apposita conservazione sostitutiva lo stesso criterio si applica per le fatture, ma al momento essendo un argomento che interessa dal 2020, aspettiamo a mettere altra carne al fuoco.Conclusione
Con questo articolo spero di aver dato un semplice contributo per chi è ancora in balia e in attesa di informazione da parte di commercialisti o esperti vari. Per emettere fattura se non si hanno grandi esigenze basta e avanza il servizio gratuito dell'Agenzia delle Entrate. La prima cosa da fare è stabilire se si è in possesso di un codice destinatario o si ha solo la PEC, inserire le informazioni sul sito dell'AdE perché che lo usiate o meno è il primo posto dove andrà a controllare SDI al momento di smistare la fattura.Ovviamente i vostri dati dovete comunicarli ai vostri fornitori, o in alternativa se siete incerti sul da fare, potete dirgli che avete aggiornato il sito dell'Agenzia delle Entrate e quindi che non devono preoccuparsi, la loro fattura arriverà.
Se hai bisogno di chiarimenti sulla generazione di credenziali SPID o chiarimenti su questo articolo e vuoi il mio supporto contattami dal sito oppure chiamami al 3318671100
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