Il gestionale di Aruba per le fatture elettroniche

Come gestire la nuova fatturazione con una software house

In vigore dal 1 Gennaio 2019 l'obbligo di emettere fatture elettroniche per la prestazione di servizi o cessione di beni. Sono state poche le categorie escluse dall'adempimento che vede coinvolte tutte le imprese e professionisti dotati di partita IVA.

Se non conosci i riferimenti di legge o come funziona il meccanismo puoi consultare questo articolo dove spiego i termini tecnici e la loro applicazione.

Molti imprese e professionisti hanno atteso fino all'ultimo che avvenisse il miracolo di una proroga ma cosi non è stato, nonostante l'intervento del Garante che in principio aveva bocciato tutto il meccanismo, ha poi dato il via libera a patto di rispettare alcuni punti che l'Agenzia delle Entrate dovrà tenere in considerazione.

Per esempio, chi non ha un volume di affari in termini di numero fatture emesse all'anno, e non ha un gestionale può usare tranquillamente il software gratuito messo a disposizione dall'AdE chiamato Fatture e Corrispettivi di cui puoi vedere il semplice uso.

A prescindere dal fatto che si voglia o meno utilizzare il gestionale gratuito dell'Agenzia delle Entrate è fondamentale possedere le credenziali di accesso per monitorare il canale, uno dei metodi più veloci e rapidi per accedere ai portali della Pubblica Amministrazione usando delle credenziali universali consiste nelle credenziali SPID.

Una volta effettuato l'accesso al portale di Fatture e Corrispettivi bisogna indicare il canale telematico dove si vorranno ricevere le fatture, nel caso sia sufficiente il sito dell'AdE si potrà indicare la propria PEC, oppure indicare il Codice Destinatario fornito dal proprio gestionale.

Una software house è una società che predispone una piattaforma sempre online dove una volta effettuato l'accesso da parte dell'utente è possibile consultare il proprio cruscotto digitale.

In questo articolo vedremo come attivare questo cruscotto con il servizio di Aruba. Direttamente dal sito web di Aruba selezionare la voce di Fatturazione Elettronica, una volta attivato e pagato il servizio sarà possibile emettere le fatture elettroniche e la conservazione è automatica. Bisogna considerare che l'uso del gestionale e la relativa conservazione è vincolata al rinnovo del servizio, quindi se non si presta attenzione alla scadenza il rischio di perdere la documentazione è elevato. L'obbligo della conservazione a norma di legge scatta è in vigore a partire dall'anno 2019.

Configurazione del gestionale

Prima di poter emettere la fattura è necessario procedere con la configurazione del proprio profilo. Accedere al portale di Fatturazione Elettronica di Aruba

Appena si attiva il gestionale la configurazione è step by step, ma è possibile modificarla in qualsiasi momento andando sul lato sinistro del monitor e selezionare il cerchio con l'ingranaggio. Alla voce Cedente vanno indicati tutti i riferimenti aziendali. Si può impostare il tipo di regime fiscale in base al proprio profilo, alcune voci sono rappresentate da codici potrete chiedere aiuto al vostro commercialista per la scelta del campo giusto.

La configurazione per il professionista

Se sei un professionista dovrai indicare come Regime fiscale RF01 quello ordinario, mentre per l'esigibilità IVA impostare quella immediata, vuol dire che all'emissione della fattura si deve versare l'IVA nel periodo di riferimento, in genere trimestrale. Possono essere popolati i campi per la cassa previdenziale di appartenenza fino ad un massimo di 3, va indicata la Cassa, l'aliquota se avviene una trattenuta o una rivalsa e il codice IVA. Infine per i professionisti è possibile impostare anche la Ritenuta d'Acconto l'aliquota e come causale di pagamento selezionare una delle voci in elenco, in genere e il carattere A, ma è sempre opportuno chiedere conferma al proprio commercialista onde evitare errori.

Ora che tutte le impostazioni sono state configurate è possibile emettere le fatture elettroniche.

Anagrafiche su Aruba

La sezione Anagrafiche di Aruba consente di gestire tutti i dettagli relativi alla fattura da emettere. Si possono inserire nuovi clienti cosi da ritrovarli sempre a disposizione, la sezione li divide tra Pubbliche Amministrazioni e Privati per indicare tutti gli altri. Si possono inserire i prodotti, le banche per ricevere i pagamenti e il codice Iva per ogni singola operazione, cosi come impostare l'unità di misura utile per popolare i campi dei prodotti. I professionisti ad esempio come prodotto avranno il costo unitario delle ore di consulenza.

Emettere una fattura elettronica con Aruba

Una volta popolato la propria anagrafica fiscale e impostato i prodotti con i giusti valori e aliquote è possibile creare una fattura elettronica in due modi, modalità smart o modalità guidata. Più si userà il programma più sarà facile e immediata la comprensione, si tratta di compilare i campi richiesti e di andare avanti fino all'invio della fattura elettronica. Al termine dell'operazione nella sezione fatture inviate ci sarà l'elenco delle fatture inviate e il relativo stato trasmesso dal Sistema d'Interscambio (SDI), come previsto dal legislatore, per i primi mesi i tempi di accettazione della fattura trasmessa saranno di qualche giorno, al termine dei quali si riceverà una comunicazione di avvenuta consegna o di scarto. Solo le Pubbliche Amministrazioni possono rifiutare una fattura elettronica e il relativo campo mostrerà i dettagli.

Come si emette una fattura a chi non ha la partita IVA

Quando si ha a che fare con privati ovviamente non si potrà conoscere il suo codice destinatario e nemmeno la sua PEC, quindi nel campo codice destinatario della fattura elettronica va indicata la sequenza 000000 sette volte zero. A regime sarà messo a disposizione dei privati nel proprio cassetto fiscale una sezione che consentirà di ricevere la fattura organizzata per codice fiscale del privato. In questo caso avvisare il privato con una email è fondamentale.

Ricevere una fattura elettronica con Aruba

Per capire il concetto della ricezione è bene fare una domanda, come fai a ricevere la posta presso il tuo studio? Dovrai fornire a qualcuno il tuo indirizzo, sembra ovvio, ma non lo è per tutti.

Nel mondo digitale della fatturazione elettronica il tuo indirizzo per poter ricevere le fatture elettroniche si chiama Codice Destinatario, più volte ribattezzato in modi più o meno assurdi il concetto rimane lo stesso.

Con il servizio Aruba di Fatturazione Elettronica alla sezione Configurazione > Dati Ricezione è possibile memorizzare il codice destinatario di Aruba è KRRH6B9. Attenzione il codice non identifica la singola partita IVA bensì la software house, per capire il concetto è come se il tuo studio fosse all'interno di un centro commerciale, non esisterà un indirizzo specifico interno, tutta la posta sarà recapitata alla direzione che riconoscendo l'esercizio commerciale la smisterà nelle cassette interne. Allo stesso modo avviene su Aruba e su ogni singola software house, ognuna ha il suo codice, bisogna fornire questo codice a tutti i propri fornitori.

Oltre a fornire il codice ai tuoi fornitori consiglio vivamente di indicarlo come indirizzo telematico nel campo di Fatture e Corrispettivi del sito dell'Agenzia delle Entrate in quanto sarà il primo posto in cui il Sistema d'Interscambio andrà a verificare l'esistenza del codice per recapitare le fatture.

Considerazioni finali sull'uso dei Aruba per la fatturazione elettronica

Probabilmente ci sono milioni di software house in grado di fornire il servizio di fatturazione elettronica a prezzi e condizioni più o meno simili, ho scelto in questo articolo Aruba perché è un provider Italiano, serio ed affidabile con una storia alle spalle importante e con una infrastruttura tecnologica all'avanguardia.

Ma qualsiasi sia il software messo a disposizione dal tuo commercialista o che tu possa scegliere per gestire la tua impresa il concetto di base non cambia, la cosa importante è poter emettere le fatture in modo da rispettare la legge, che come è stato annunciato congelerà le sanzioni per 6 mesi circa, il che vuol dire che questo è un momento di transizione e di test, dove è importante capire che bisogna emettere la fattura al momento della prestazione eseguita.

Per i professionisti è possibile continuare ad usare il metodo del ProForma e solo al momento dell'effettiva ricezione del pagamento emettere immediatamente la fattura, in questo modo si pagherà l'IVA solo quando effettivamente incassata.

A prescindere dal tipo di azienda e dal modo di gestire l'emissione della fattura elettronica è sempre consigliabile continuare ad inviare la fattura in formato PDF al cliente indicando che la copia in allegato è una copia cortesia anticipata via email mentre l'originale in formato XML è stata spedita come fattura elettronica, un modo come un altro per avvisare il cliente che può procedere al pagamento.

Conclusione

Con questo articolo non voglio sostituirmi ai Commercialisti per indicare il modo corretto di gestire la fatturazione elettronica, metto a disposizione la mia esperienza diretta e lo studio che ho fatto per documentarmi su una tematica che mi interessa in prima persona. Molti commercialisti purtroppo non sono ancora in grado di dare supporto ai propri clienti che sono allo sbando più totale e questo non lo trovo corretto dal punto di vista etico ne professionale.

Questo inoltre può esserti utile a comprendere il mio approccio di formatore e di consulente, se hai bisogno di essere indipendente puoi valutare la mia formazione, qui trovi l'elenco completo e se non trovi quello che ti interessa puoi contattarmi.

Se hai bisogno del mio aiuto per capire meglio come funziona la fatturazione elettronica puoi contattarmi direttamente dal sito oppure chiamarmi al 3318671100

Sviluppo il tuo Business, non posso dirti come fare il tuo lavoro, ma posso aiutarti a comunicarlo meglio.